Yurt Dışında Şirket Kurmak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
Yurt dışında şirket kurmak; uluslararası pazarlara açılmak, farklı ülkelerde ticaret yapmak, e-ticaret faaliyetlerini büyütmek, yatırım almak veya küresel bir iş modeli oluşturmak isteyen girişimciler için önemli bir adımdır. Ancak bu süreçte en çok merak edilen konulardan biri, yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler konusudur.
Her ülkenin şirket kuruluş prosedürleri, vergi sistemi, şirket türleri ve kimlik doğrulama süreçleri farklıdır. Bu nedenle şirket kurulacak ülkeye göre istenen belgeler değişebilse de birçok ülkede ortak olarak talep edilen temel evraklar bulunmaktadır.
Özellikle offshore veya uluslararası şirket kuruluşlarında kimlik doğrulama, adres teyidi, şirketin faaliyet alanının belirlenmesi ve şirketin gerçek faydalanıcısının açıklanması gibi konular büyük önem taşır.
Bu rehberde yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler, bireysel ve kurumsal ortaklar açısından gerekli evraklar, apostil ve noter süreçleri, banka hesabı açılışında talep edilebilecek belgeler ve offshore şirket kuruluşunda dikkat edilmesi gereken noktalar ayrıntılı olarak ele alınmaktadır.
Yurt Dışında Şirket Kurmak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
Yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler, kurulacak şirketin bulunduğu ülkeye ve şirket türüne göre değişiklik gösterebilir.
Bununla birlikte birçok ülkede temel olarak aşağıdaki belgeler talep edilebilir:
- Geçerli pasaport veya kimlik belgesi
- Adres teyit belgesi
- Şirket kuruluş başvuru formu
- Şirket ana sözleşmesi
- Şirket unvanı bilgileri
- Şirket faaliyet alanı
- Ortakların veya hissedarların bilgileri
- Şirket yöneticilerinin bilgileri
- Gerçek faydalanıcı (UBO) bilgileri
- Sermaye beyanı
- Vekâletname
- İmza örnekleri
- Vergi numarası veya vergi bilgileri
- Banka referans mektubu veya mali durum belgeleri
- Gerekli durumlarda apostilli ve noter onaylı belgeler
Bazı ülkelerde şirket kuruluşu tamamen dijital ortamdan gerçekleştirilebilirken bazı ülkelerde noter, yerel temsilci veya kayıtlı ofis adresi gerekebilir.
Bu nedenle yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler hazırlanırken doğrudan kurulacak ülkenin resmi kurumlarının güncel gereklilikleri esas alınmalıdır.
1. Pasaport veya Kimlik Belgesi
Yurt dışında şirket kuruluşunda genellikle ilk istenen belge geçerli bir kimlik belgesidir.
Uluslararası şirket kuruluşlarında çoğunlukla pasaport tercih edilir.
Pasaportun;
- geçerlilik süresinin devam ediyor olması,
- kimlik bilgilerinin okunaklı olması,
- gerekli durumlarda renkli taranmış kopyasının sunulması
istenebilir.
Bazı ülkeler pasaport fotokopisinin noter onaylı olmasını talep edebilir.
Ayrıca yabancı ülkede kullanılacak belgelerde apostil veya konsolosluk onayı gerekebilir.
2. Adres Teyit Belgesi
Yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler arasında adres teyit belgesi de sık karşılaşılan evraklardan biridir.
Adres doğrulama amacıyla farklı belgeler kabul edilebilir.
Örneğin:
- elektrik faturası,
- su faturası,
- doğalgaz faturası,
- banka hesap ekstresi,
- ikametgah belgesi,
- resmi kurum tarafından düzenlenen adres belgesi
kullanılabilir.
Belgenin genellikle yakın tarihli olması beklenir.
Ülkeye ve hizmet sağlayıcıya bağlı olarak son üç ay içinde düzenlenmiş bir belge talep edilebilir.
3. Şirket Unvanı
Şirket kurulmadan önce kullanılacak ticari unvanın belirlenmesi gerekir.
Birçok ülkede şirket adı ilgili şirket sicilinde sorgulanır.
Seçilen unvanın başka bir şirket tarafından kullanılmıyor olması gerekebilir.
Bazı ülkelerde belirli kelimelerin şirket isimlerinde kullanılması için ek izin alınması gerekebilir.
Örneğin banka, finans, sigorta veya devlet kurumlarını çağrıştıran ifadeler kısıtlamaya tabi olabilir.
Bu nedenle başvuru öncesinde birkaç alternatif şirket isminin belirlenmesi faydalı olabilir.
4. Şirket Ana Sözleşmesi
Şirket ana sözleşmesi, işletmenin temel yapısını belirleyen en önemli belgelerden biridir.
Ülkeye göre “Articles of Association”, “Articles of Incorporation”, “Memorandum of Association” veya benzeri isimlerle anılabilir.
Ana sözleşmede genellikle;
- şirket adı,
- şirket adresi,
- şirket faaliyet alanı,
- sermaye yapısı,
- hissedarlar,
- pay oranları,
- şirket yönetimi
gibi bilgiler yer alır.
Bazı ülkelerde standart ana sözleşme şablonları kullanılabilir.
Daha karmaşık ortaklık yapılarında ise özel bir sözleşme hazırlanması gerekebilir.
5. Ortak ve Hissedar Bilgileri
Yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler arasında hissedarların kimlik ve iletişim bilgileri önemli yer tutar.
Şirketin gerçek kişi ortakları varsa çoğunlukla;
- pasaport,
- adres belgesi,
- iletişim bilgileri,
- pay oranları
talep edilir.
Şirket ortağı başka bir şirket ise farklı belgeler gerekebilir.
Bu durumda kurumsal belgelerin hazırlanması gerekir.
6. Tüzel Kişi Ortaklarda Gerekli Belgeler
Kurulacak yurt dışı şirketin ortağı başka bir şirket olacaksa belge süreci daha kapsamlı olabilir.
Genellikle aşağıdaki belgeler istenebilir:
- şirket kuruluş belgesi,
- faaliyet belgesi,
- ticaret sicili belgesi,
- güncel ortaklık yapısı,
- yönetim kurulu kararı,
- şirket ana sözleşmesi,
- imza yetkililerinin bilgileri,
- gerçek faydalanıcı bilgileri.
Belgelerin noter veya apostil onaylı olması gerekebilir.
Ayrıca belgelerin şirket kurulacak ülkenin resmi diline tercüme edilmesi talep edilebilir.
7. Şirket Yöneticisi veya Direktör Bilgileri
Birçok ülkede şirket kuruluşunda en az bir yönetici veya direktör belirlenmesi gerekir.
Direktör için genellikle;
- pasaport,
- adres teyit belgesi,
- iletişim bilgileri,
- doğum tarihi,
- uyruk bilgisi
talep edilebilir.
Bazı ülkelerde yönetici veya direktörün o ülkede ikamet etmesi şartı bulunmazken bazı ülkelerde yerel direktör şartı olabilir.
Bu nedenle yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler kadar yöneticilik şartlarının da kontrol edilmesi önemlidir.
8. Gerçek Faydalanıcı – UBO Bilgileri
Günümüzde uluslararası şirket kuruluşlarında en önemli konulardan biri gerçek faydalanıcının açıklanmasıdır.
Gerçek faydalanıcı, İngilizce olarak “Ultimate Beneficial Owner” veya kısaca “UBO” olarak ifade edilir.
UBO, şirketin nihai olarak kontrolünü veya ekonomik faydasını elinde bulunduran gerçek kişidir.
Birçok ülkede ve finans kuruluşunda UBO bilgileri kapsamında;
- pasaport,
- adres belgesi,
- ortaklık oranı,
- şirket üzerindeki kontrol yapısı
talep edilebilir.
Karmaşık şirket yapılarında ortaklık zincirinin de belgelenmesi gerekebilir.
Offshore Şirket Kuruluşunda UBO Neden Önemlidir?
Geçmişte offshore şirketlerin tamamen anonim şekilde kurulabileceği düşüncesi yaygındı.
Ancak uluslararası kara para aklama ile mücadele ve finansal şeffaflık düzenlemeleri nedeniyle günümüzde birçok yetki alanında şirketin gerçek faydalanıcısının açıklanması gerekir.
Bu nedenle offshore şirket kurulurken de kimlik ve adres doğrulama süreçleri oldukça önemlidir.
9. Faaliyet Alanı Açıklaması
Şirket kuruluş başvurusunda işletmenin ne iş yapacağının belirtilmesi gerekebilir.
Faaliyet alanı;
- yazılım,
- danışmanlık,
- e-ticaret,
- dijital hizmetler,
- ithalat ve ihracat,
- uluslararası ticaret,
- pazarlama,
- teknoloji,
- yatırım
gibi alanlardan biri olabilir.
Bazı faaliyetler özel lisans gerektirebilir.
Örneğin finans, sigorta, yatırım danışmanlığı, kripto varlık hizmetleri veya ödeme hizmetleri gibi sektörlerde özel izinlere ihtiyaç duyulabilir.
Bu nedenle şirketin faaliyet konusu baştan doğru şekilde belirlenmelidir.
10. Şirket Adresi
Birçok ülkede şirketin resmi bir kayıtlı adresinin bulunması gerekir.
Bu adres;
- fiziksel ofis,
- kayıtlı temsilci adresi,
- sanal ofis,
- şirket kuruluş hizmet sağlayıcısının adresi
olabilir.
Ancak sanal ofis kullanımına ilişkin kurallar ülkeye göre değişebilir.
Özellikle banka hesabı ve vergi süreçlerinde şirketin gerçek faaliyet adresine ilişkin ek kanıtlar istenebilir.
11. Vekâletname
Şirket kuruluş işlemleri başka bir kişi veya profesyonel danışman tarafından gerçekleştirilecekse vekâletname gerekebilir.
Vekâletname;
- şirket kuruluş başvurusu,
- noter işlemleri,
- resmi kurum işlemleri,
- banka başvuruları
gibi konularda temsil yetkisi sağlayabilir.
Vekâletnamenin noter tasdikli veya apostilli olması bazı ülkelerde zorunlu olabilir.
Türkiye’de yabancı ortaklı şirket süreçlerinde de vekâletname, noter ve apostil gibi prosedürlerin önem taşıdığı resmi kaynaklarda belirtilmektedir.
Apostil Nedir ve Neden Gerekebilir?
Apostil, bir ülkede düzenlenen resmi belgenin başka bir ülkede geçerliliğinin doğrulanmasını kolaylaştıran uluslararası bir tasdik yöntemidir.
Şirket kuruluşunda;
- pasaport kopyası,
- vekâletname,
- ticaret sicili belgesi,
- şirket kuruluş belgesi,
- faaliyet belgesi
gibi evraklar için apostil talep edilebilir.
Ancak apostil gerekip gerekmediği iki ülke arasındaki anlaşmalara ve ilgili kurumun prosedürlerine bağlıdır.
Belgelerin Tercüme Edilmesi Gerekir mi?
Belgelerin şirket kurulacak ülkenin resmi dilinde sunulması gerekebilir.
Bu durumda yeminli tercüman tarafından tercüme yapılması talep edilebilir.
Bazı durumlarda tercümenin noter tarafından onaylanması gerekir.
Türkiye’de yabancı ülkede hazırlanmış belgelerin kullanılması gereken bazı şirket kuruluş süreçlerinde belgelerin noter tasdikli, apostilli veya konsolosluk onaylı olması ve resmi tercümelerinin yapılması gerektiği belirtilmektedir.
Bu durum, uluslararası şirket kuruluşlarında belge doğrulamanın ne kadar önemli olduğunu göstermektedir.
Offshore Şirket Kurmak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
Offshore şirketler, genellikle şirket sahiplerinin ikamet ettiği ülkeden farklı bir yargı alanında kurulan şirketlerdir.
Offshore şirket kuruluşunda da temel kimlik doğrulama gereklilikleri bulunmaktadır.
Genellikle yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler ile offshore şirket belgeleri büyük ölçüde benzerdir.
Talep edilebilecek temel belgeler:
- pasaport,
- adres teyit belgesi,
- şirket ismi,
- şirket faaliyet alanı,
- direktör bilgileri,
- hissedar bilgileri,
- UBO bilgileri,
- sermaye yapısı,
- kayıtlı şirket adresi,
- şirket ana sözleşmesi,
- gerekli durumlarda banka referansı,
- fon kaynağına ilişkin belgeler.
Yetki alanına göre ek belgeler de istenebilir.
Kaynak Fon ve Servet Kaynağı Belgeleri
Uluslararası bankacılık ve şirket kuruluş süreçlerinde “Source of Funds” ve “Source of Wealth” kavramlarıyla karşılaşılabilir.
“Source of Funds”, belirli bir işlemde kullanılan paranın nereden geldiğini ifade eder.
Örneğin:
- maaş,
- şirket geliri,
- yatırım geliri,
- gayrimenkul satışı,
- miras.
“Source of Wealth” ise kişinin toplam servetinin nasıl oluştuğunu açıklamaya yönelik daha geniş bir kavramdır.
Özellikle banka hesabı açılışı veya yüksek riskli kabul edilen sektörlerde bu belgeler talep edilebilir.
Yurt Dışında Şirket Kurarken Banka Hesabı İçin Hangi Belgeler Gerekir?
Şirket kuruluşu ile banka hesabı açılması birbirinden ayrı süreçler olabilir.
Bir şirketin kurulmuş olması otomatik olarak banka hesabının açılacağı anlamına gelmez.
Bankalar genellikle kendi müşteri tanıma ve uyum prosedürlerini uygular.
Şirket banka hesabı açılışında;
- şirket kuruluş belgesi,
- ana sözleşme,
- hissedar listesi,
- direktör listesi,
- UBO bilgileri,
- pasaport,
- adres teyit belgeleri,
- vergi numarası,
- şirket faaliyet açıklaması,
- sözleşmeler,
- fatura örnekleri,
- web sitesi,
- fon kaynağı belgeleri
istenebilir.
Yurt Dışında Şirket Kurarken Vergi Numaranız Gerekir mi?
Bazı ülkelerde şirket kuruluşuyla birlikte otomatik olarak şirket vergi numarası oluşturulur.
Bazı ülkelerde ise şirket kurulduktan sonra ayrı bir vergi kayıt başvurusu yapılması gerekir.
Ayrıca şirket sahibinin kişisel vergi bilgileri de istenebilir.
Bu nedenle yalnızca yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler değil, kuruluş sonrasında yapılması gereken vergi kayıtları da dikkate alınmalıdır.
Yurt Dışında Şirket Kurmak İçin Sermaye Gerekir mi?
Minimum sermaye şartları ülkeye ve şirket türüne göre değişiklik gösterir.
Bazı ülkelerde çok düşük veya sembolik sermaye ile şirket kurulabilirken bazı ülkelerde belirli bir minimum sermaye yatırılması gerekir.
Özellikle anonim şirket benzeri yapılarda sermaye yükümlülükleri daha yüksek olabilir.
Türkiye’de de şirket türüne göre sermaye ve kuruluş belgeleri farklılaşmaktadır. Resmi kaynaklarda anonim şirket kuruluşlarında belirli sermaye yükümlülükleri ve banka belgelerinin söz konusu olabileceği açıklanmaktadır.
Yurt dışındaki şirketlerde ise ilgili ülkenin resmi şirket sicili kuralları kontrol edilmelidir.
Bireysel Olarak Yurt Dışında Şirket Kurulabilir mi?
Birçok ülkede yabancı girişimcilerin bireysel olarak şirket sahibi olmasına izin verilmektedir.
Bazı ülkelerde şirket sahibinin ülkeye gitmesi dahi gerekmez.
Kuruluş işlemleri;
- online kimlik doğrulama,
- dijital imza,
- yerel temsilci,
- vekâletname
aracılığıyla tamamlanabilir.
Ancak banka hesabı açılışı veya belirli lisans süreçlerinde fiziksel olarak bulunma şartı ortaya çıkabilir.
Türkiye’de Yaşayan Biri Yurt Dışında Şirket Kurabilir mi?
Genel olarak Türkiye’de yaşayan bir kişinin yabancı ülkede şirket kurması mümkündür.
Ancak şirketin yabancı ülkede kurulması, Türkiye’de hiçbir vergi veya beyan yükümlülüğü olmayacağı anlamına gelmez.
Şirketin yönetim yeri, kişinin vergi mukimliği, şirketten elde edilen gelir, kâr payları ve uluslararası vergi anlaşmaları önemlidir.
Bu nedenle özellikle vergisel sonuçlar için mali müşavir veya uluslararası vergi uzmanından profesyonel destek alınması önemlidir.
Yurt Dışında Şirket Kurmak Vergiden Tamamen Muaf Olmak Anlamına Gelir mi?
Hayır.
Bu konu özellikle offshore şirket kuruluşlarında yanlış anlaşılabilmektedir.
Bir ülkede kurumlar vergisi oranının düşük olması, şirket sahibinin yaşadığı ülkede hiçbir vergi yükümlülüğü bulunmayacağı anlamına gelmez.
Vergi yükümlülüğü;
- şirketin kurulduğu ülke,
- şirketin yönetildiği ülke,
- şirket sahibinin vergi mukimliği,
- gelir kaynağı,
- çifte vergilendirmeyi önleme anlaşmaları
gibi birçok faktöre bağlıdır.
Bu nedenle yalnızca düşük vergi oranına bakarak ülke seçimi yapmak doğru bir yaklaşım değildir.
Yurt Dışında Şirket Kurarken KYC Nedir?
KYC, “Know Your Customer” yani “Müşterini Tanı” prosedürlerinin kısaltmasıdır.
Şirket kuruluş hizmet sağlayıcıları, bankalar ve finans kuruluşları kimlik doğrulama kapsamında KYC süreci uygulayabilir.
Bu süreçte;
- kimlik,
- adres,
- şirket faaliyeti,
- gelir kaynağı,
- gerçek faydalanıcı
gibi bilgiler doğrulanabilir.
Yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler hazırlanırken KYC süreçlerinin göz önünde bulundurulması başvurunun daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olabilir.
AML Kontrolleri Nedir?
AML, “Anti-Money Laundering” yani kara para aklamanın önlenmesi düzenlemelerini ifade eder.
Bankalar, finans kuruluşları ve şirket kuruluş hizmet sağlayıcıları müşterilerini bu kapsamda değerlendirebilir.
Şirketin faaliyet alanı, ülke bağlantıları ve para hareketleri risk değerlendirmesine tabi tutulabilir.
Bu nedenle başvuruda doğru ve doğrulanabilir bilgi verilmesi oldukça önemlidir.
Yurt Dışında Şirket Kuruluşunda Belgeler Nasıl Hazırlanmalıdır?
Başvuru öncesinde tüm belgelerin güncel ve okunabilir olması gerekir.
Özellikle şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Pasaport geçerli olmalıdır.
- Adres belgesi güncel olmalıdır.
- Belgelerdeki isim ve adres bilgileri birbiriyle uyumlu olmalıdır.
- Gerekiyorsa apostil yaptırılmalıdır.
- Gerekiyorsa noter onayı alınmalıdır.
- Tercüme gerekiyorsa yetkili tercüman kullanılmalıdır.
- Şirket ortaklık yapısı açık şekilde hazırlanmalıdır.
- UBO bilgileri doğru şekilde bildirilmelidir.
Eksik veya tutarsız belgeler şirket kuruluşunun gecikmesine neden olabilir.
Yurt Dışında Şirket Kurmak Ne Kadar Sürer?
Şirket kuruluş süresi ülkeye göre önemli ölçüde değişebilir.
Dijital şirket kuruluş sistemlerinin gelişmiş olduğu bazı ülkelerde başvurular kısa sürede sonuçlanabilir.
Bazı ülkelerde ise noter, banka, vergi veya lisans prosedürleri nedeniyle süreç daha uzun sürebilir.
Şirket kuruluş süresi ile banka hesabı açılış süresinin birbirinden farklı olduğu da unutulmamalıdır.
Hangi Ülkede Şirket Kurulacağı Nasıl Belirlenmelidir?
Ülke seçimi yalnızca kuruluş maliyetine göre yapılmamalıdır.
Şu kriterlerin birlikte değerlendirilmesi önemlidir:
- kurumlar vergisi oranı,
- yıllık şirket giderleri,
- muhasebe yükümlülükleri,
- denetim şartları,
- banka hesabı açma kolaylığı,
- ödeme sistemlerine erişim,
- hedef müşteri pazarı,
- çifte vergilendirme anlaşmaları,
- şirket itibarının ticari ilişkiler üzerindeki etkisi.
Bu değerlendirme sonucunda işletmenin ihtiyaçlarına daha uygun bir yargı alanı belirlenebilir.
Yurt Dışında Şirket Kurmak İçin Gerekli Belgeler Hakkında Sık Sorulan Sorular
Yurt dışında şirket kurmak için pasaport yeterli mi?
Genellikle hayır. Pasaport temel belgelerden biridir ancak adres belgesi, şirket bilgileri, ortaklık yapısı ve UBO bilgileri gibi ek belgeler de talep edilebilir.
Şirket kurmak için yurt dışına gitmek gerekir mi?
Her zaman gerekmez. Bazı ülkelerde şirket tamamen online veya vekâletname aracılığıyla kurulabilir.
Apostil şart mı?
Her ülke ve her belge için şart değildir. Belgenin düzenlendiği ülke, kullanılacağı ülke ve ilgili kurumun prosedürlerine göre değişir.
Offshore şirket kurarken kimlik gizli kalır mı?
Günümüzde birçok yetki alanında gerçek faydalanıcı bilgilerinin yetkili kurumlara veya hizmet sağlayıcılara bildirilmesi gerekir. Bu nedenle offshore şirketleri tamamen anonim yapılar olarak değerlendirmek doğru değildir.
Yurt dışında şirket kurmak için adres gerekir mi?
Çoğu ülkede şirket için kayıtlı resmi bir adres gereklidir.
Banka hesabı şirket kuruluşuna dahil midir?
Her zaman değildir. Şirket kuruluşu ve banka hesabı açılışı ayrı değerlendirme süreçlerine tabi olabilir.
Yurt dışında şirket kurmak için mali müşavir gerekir mi?
Ülkeye göre muhasebeci veya yerel temsilci zorunluluğu bulunabilir. Vergi ve raporlama süreçleri için profesyonel destek alınması da faydalıdır.
Sonuç: Yurt Dışında Şirket Kurmak İçin Belgelerin Doğru Hazırlanması Önemlidir
Yurt dışında şirket kurmak için gerekli belgeler, ülkeye, şirket türüne, hissedar yapısına ve faaliyet alanına göre değişmektedir.
Ancak temel olarak pasaport, adres belgesi, şirket ana sözleşmesi, şirket unvanı, faaliyet alanı, hissedar ve direktör bilgileri ile gerçek faydalanıcı belgeleri en sık talep edilen evraklar arasındadır.
Özellikle offshore şirket kuruluşunda KYC, AML ve UBO süreçlerinin giderek daha önemli hale geldiği unutulmamalıdır.
Apostil, noter, tercüme ve banka hesabı süreçlerinin kuruluş yapılacak ülkenin güncel mevzuatına uygun şekilde yürütülmesi gerekir.
Offshore Şirket Kuruluşu, uluslararası şirket kuruluş süreçlerini araştıran girişimciler için ülke seçenekleri, gerekli belgeler ve kuruluş aşamaları hakkında bilgilendirici içerikler sunmayı amaçlamaktadır.
Yurt dışında şirket kurmayı planlıyorsanız şirketin faaliyet alanını, hedef pazarını, vergi yapısını ve operasyonel ihtiyaçlarını birlikte değerlendirerek size uygun şirket yapısını belirlemeniz önemlidir.
